C’est LA question! 😳

Celle qui est la plus posée par les entrepreneurs qui viennent de constituer leur entreprise.

Le livre des minutes!

Non, pas des minutes passées à faire vos exercices, ou le temps que cela vous a pris de vous rendre d’un point à l’autre. 😉

Le livre des minutes c’est un recueil officiel des documents juridiques essentiels d’une société. Il comprend :

• statuts constitutifs,
• résolutions des actionnaires et administrateurs,
• registres des actionnaires,
• certificats d’actions,
• conventions entre actionnaires, et
• autres décisions importantes.

C’est le genre de livre que votre entreprise doit légalement tenir un à jour, que l’entreprise compte deux ou deux cents employés.

Et malheureusement, une fois l’incorporation complétée, le livre des minutes finit souvent au fond d’un classeur, oublié jusqu’au jour où quelqu’un en a besoin, généralement dans l’urgence.

Pourquoi c’est plus important qu’on le pense ?

• Il prouve qui détient réellement l’entreprise et dans quelles proportions ;
• Il documente les décisions officielles prises par les administrateurs et actionnaires ;
• Il est exigé lors d’une vente, d’un financement ou d’un audit ;
• Il protège les administrateurs en cas de litige, en démontrant que les décisions ont été prises dans les règles ;
• Il permet de suivre les changements de structure : nouveaux actionnaires, résolutions, modifications aux statuts.

Un livre des minutes à jour n’est pas qu’une formalité administrative. C’est souvent le premier document qu’un avocat, un investisseur ou un acheteur potentiel va demander pour évaluer la solidité juridique d’une entreprise.

Mais, qu’est-ce qui arrive quand il est négligé?

Un livre des minutes incomplet ou dépassé cause régulièrement des maux de tête :

• impossible de prouver rapidement la structure actionnariale,
• résolutions manquantes qui compliquent une transaction,
• délais dans un processus de financement parce qu’il faut reconstituer l’historique corporatif après coup.

Dans certains cas, ces lacunes peuvent aussi exposer les administrateurs à des risques qu’une tenue à jour aurait évités.

Le truc pour éviter les complications ?

Le garder à jour ! 🙌

Chaque décision importante (nomination d’un administrateur, émission d’actions, changement d’adresse du siège social, résolution annuelle) devrait y être documentée au moment où elle survient, pas reconstituée des mois plus tard de mémoire. Une révision annuelle, au même moment que les autres suivis corporatifs, permet de s’assurer que rien n’est oublié.

Le livre des minutes n’est pas le document le plus excitant de votre entreprise, ça c’est certain, mais c’est l’un des plus importants. Il vaut mieux le garder à jour dès le départ que de le rattraper en catastrophe au pire moment.

Besoin d’aide pour créer ou mettre à jour votre livre des minutes?

Chez SIXØCINQ, on accompagne les entrepreneurs dans le processus d’incorporation, la création du livre des minutes et la gestion corporative continue.

Parce qu’au final, ce classeur qu’on oublie est souvent le premier qu’on vous demandera. 👍

Photo par Jaredd Craig