… d’apprendre que:

• seuls 66% des répondant d’un sondage disent être capables de distinguer un document contenant des renseignements personnels;
• seuls 47% détruisent les données numériques semi-actives lorsqu’elles n’ont plus d’utilité pour l’entreprise;
• 18% ne détruisent pas ces données;
• 49% qui stockent des données numériques utilisent les services informatiques d’une tierce partie. Parmi ceux qui recourent à l’infonuagique, la moitié confirme que les données sont hébergées au Québec;
• 71% entreposent des documents administratifs en format papier dans les locaux de l’entreprise; très peu recourent à des entrepôts tiers.

Ça (↑↑↑), ce sont les conclusions d’une recherche menée par Madame Louise Tremblay, diplômée de la maîtrise en sciences de l’information à l’Université de Montréal, et son équipe de recherche afin de comprendre les pratiques de gestion – entreposage, identification et repérage, destruction – des documents semi-actifs, plus spécifiquement les documents comptables, de ressources humaines et juridiques, d’entreprises québécoises.

Bientôt quatre ans depuis son adoption, la Loi 25 demeure un mystère pour plusieurs entreprises.

On vous en a parlé souvent…. (ici, ici, ici et ici).

Pour assurer une gestion conforme relative à un renseignement personnel, vous devez :

• Nommer une personne de votre équipe qui sera responsable de la gestion des renseignements personnels et publier son nom et ses coordonnées de travail afin que le public puisse y avoir accès – Il est recommandé d’ajouter ces informations sur votre site Internet.
• Évaluer le niveau d’accès à un renseignement par votre personnel – Il est recommandé de créer une liste pour évaluer la pertinence des accès au renseignement, et ainsi d’en accorder et/ou en retirer.
• Évaluer le niveau de sensibilité et de risques de tout renseignement – Il est recommandé d’établir une grille pour évaluer la pertinence de conservation des informations collectées et du niveau de sécurité à leur accorder.
• Mettre de en place les outils et processus nécessaires.

Besoin d’aide? Contactez-nous! On peut vous aider.

Source: TREMBLAY, Louise: La gestion des documents semi-actifs dans les entreprises privées québécoises à l’aune de la Loi 25, qui vise à assurer la protection des renseignements personnels

Photo par: Jamie Haughton