Le télétravail fait désormais partie du quotidien de nombreuses entreprises. Pourtant, plusieurs organisations continuent de gérer les renseignements personnels comme si tout le monde travaillait encore au bureau.

Résultat? Les risques se déplacent… à la maison. 😳

• Un appel confidentiel dans une pièce partagée;
• un ordinateur personnel utilisé pour accéder aux systèmes de l’entreprise;
• des documents imprimés laissés sur une table;
• un employé qui travaille quelques jours depuis l’étranger.

Des situations qui semblent banales, mais elles peuvent avoir des conséquences importantes.

Les erreurs à éviter:

• Une politique de télétravail incomplète: Une politique de confidentialité conçue pour le bureau ne couvre pas nécessairement le télétravail. Les règles devraient notamment préciser l’utilisation de l’équipement, la protection des documents et les conditions minimales d’un espace de travail confidentiel.
• Une sécurité informatique insuffisante: Le réseau Wi-Fi de la maison n’offre pas les mêmes garanties que celui de l’entreprise. VPN, authentification multifactorielle et logiciels approuvés devraient faire partie des bases.
• Le télétravail à l’étranger improvisé: Un employé qui travaille pendant ses vacances peut, sans le savoir, entraîner une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Dans certaines situations, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est requise avant que cela ne soit permis. Mieux vaut exiger une autorisation préalable.
• Une surveillance mal encadrée: Surveiller les employés sans transparence est rarement une bonne idée. Les outils utilisés doivent être justifiés, proportionnés et clairement expliqués, particulièrement lorsque le travail s’effectue au domicile.
• L’absence de formation: La plupart des incidents ne sont pas causés par la malveillance, mais par des erreurs évitables : un mauvais destinataire, un écran partagé trop longtemps ou un mot de passe communiqué à un collègue. Une formation régulière demeure l’une des meilleures protections.

La protection des renseignements personnels en télétravail ne repose pas uniquement sur la technologie ou sur la Loi 25.

Elle repose surtout sur des règles claires, des outils adaptés… et de bonnes habitudes. 👍

Parce qu’en matière de confidentialité, ce sont rarement les grands événements qui causent les problèmes. Ce sont les petits gestes répétés, jour après jour.

Besoin d’accompagnement vers l’élimination des risques? Communiquez avec nous! 🙌

Photo par Mark Stosberg